Việc doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn là hoạt động bắt buộc và cần thiết để cơ quan thuế quản lý có thể nắm bắt được hình thức hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông báo về việc chuyển từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử hoặc làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn để đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT đặt in. Sau đây là những quy định cùng hướng dẫn cách nộp thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng dành cho doanh nghiệp đang quan tâm.
1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn (Căn cứ tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC)
– Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp thanh lý hợp đồng in khi lập tờ khai thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
– Nếu khi nhận được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan thuế thấy thông báo phát hành hóa đơn không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định trong thời hạn 2 ngày làm việc, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để làm thông báo phát hành mới.
2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
a. Thông báo phát hành hóa đơn: Thông tin ghi trên thông báo phát hành hóa đơn phải đầy đủ các nội dung sau:
– Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…).
– Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn).
– Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
b. Hóa đơn mẫu (do nhà in cung cấp)
Hóa đơn mẫu phải thể hiện đúng, đầy đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn (là một dãy các chữ số 0) và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
c. Quyết định về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in
Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và đưa ra quyết định có được sử dụng hay không.
3. Hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
Bước 1: Kế toán làm thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK
Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế doanh nghiệp. Ở mục Hóa đơn, chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC). Hoàn thành các thông tin bắt buộc trên thông báo phát hành.
Sau khi đã nhập thông tin xong, kế toán chọn kết xuất XML để chuẩn bị nộp qua mạng.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
Kế toán truy cập vào website nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập, chọn tiếp Tài khoản, sau đó chọn Đăng ký thêm tờ khai rồi tích chọn Thông báo phát hành hóa đơn, bấm Tiếp tục.
Sau khi đăng ký tờ khai xong, kế toán tiến hành nộp Thông báo phát hành hóa đơn ở mục Nộp tờ khai, chọn Tải lên (tương tự như với cách nộp tờ khai thuế).
Cách hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in đã thông báo phát hành
Lưu ý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết
Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu đính kèm thông báo phát hành hóa đơn
Kế toán phải scan hóa đơn mẫu từ bên nhà in cung cấp dịch vụ và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp để đính kèm trong file word.
Vào Tra cứu, chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn rồi tải lên file đính kèm vào thông báo phát hành vừa nộp ở bước 2.
Sau khi nộp 02 ngày, kế toán truy cập vào website tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra tình trạng thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa.
