Với ưu điểm có không gian rộng rãi, thoáng mát và thoải mái hơn so với những sự kiện ở các hội trường thì hiện nay hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời đang được rất nhiều các công ty, tổ chức ưa chuộng. Chình vì thế bài viết dưới đây của lapdat.net sẽ chia sẻ cho bạn những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời, cùng theo dõi nhé!
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là việc quan trọng nhất đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời. Và để lựa chọn được địa điểm phù hợp nhất thì bạn cần phải trả lời được những câu hỏi sau đây:
- Nội dung chính của sự kiện là gì?
- Có những đối tượng khách nào tham dự và số lượng khách tham dự là bao nhiêu?
- Bạn có muốn không gian trống lớn để kê bàn ghế cho khách mời hay không?
- Việc di chuyển đến địa điểm có thuận lợi cho khách mời?
- Khu vực tổ chức có đảm bảo an toàn?
- Bãi giữ xe có đáp ứng đủ lượng xe của khách mời và có gần nơi tổ chức sự kiện hay không?
Quan tâm đến vấn đề thời tiết
Với những sự kiện tổ chức trong phòng hội nghị, hội thảo thì vấn đề thời tiết không đáng lo ngại. Thế những với những việc tổ chức sự kiện ngoài trời thì nó lại là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu – bởi thời tiết ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình diễn ra sự kiện.
Cụ thể đó là nếu quá nắng thì sẽ khiến cho khiến cho người tham dự cảm thấy khó chịu và nhanh chóng muốn rời khỏi sự kiện, còn nếu mưa thì càng khó khăn hơn. Vì vậy cần phải quan tâm đến vấn đề thời tiết để giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất nhé!
►Xem thêm:
Lắp đặt hệ thống chiếu sáng sân vườn an toàn
6 lý do nên lắp đặt giàn phơi thông minh?
Cách trang trí với sự kiện ngoài trời
Ưu điểm lựa chọn cách tổ chức sự kiện ngoài trời đó chính là không gian tổ chức rất rộng giúp bạn có thể thảo thích sáng tạo và trang trí cho sự kiện một cách độc đáo đáo và ấn tượng nhất. Thế nhưng bạn cũng cần lưu ý khi trang trí phải đảm bảo 3 yếu tố sau:
- Trang trí phù hợp với sự kiện của chủ đề
- Trang trí để thu hút khách tham dự
- Trang trí sao cho không làm không gian tổ chức sự kiện bị trống
Kiểm soát ra vào
Vấn đề kiểm soát lượng khách ra vào nơi diễn ra sự kiện trong một không gian lớn là rất khó. Và theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời của những công ty tổ chức event chuyên nghiệp đó là bạn có thể xé vé và kèm theo dán băng rôn vào tay khách tham dự – điều này sẽ giúp kiểm soát được lượng khách thường xuyên ra vào khu vực tổ chức sự kiện.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng của sự kiện
Thông thường địa điểm tổ chức sự kiện sẽ là những mảnh đất rộng nên hệ thống âm thanh và ánh sáng bạn cần phải hết sức chú ý và để tâm. Hãy lựa chọn những thiết bị âm thanh có công suất đủ lớn để âm thanh có thể lan tỏa khắp không gian tổ chức sự kiện.
Với những sự kiện được tổ chức vào buổi tối thì việc lắp đặt các thiết bị ánh sáng cần phải đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn sáng và nên tạo những hiệu ứng ánh sáng sáng tạo để tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự
Bạn hãy tưởng tượng một không gian tổ chức sự kiện có rác thải thì nó sẽ như thế nào? Nó không chỉ làm mất mỹ quan mà nó còn khiến cho khách tham gia cảm thấy khó chịu. Vì vậy với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn hãy đặt những chiếc thùng rác nhỏ quanh khu vực sự kiện và bố trí nhân viên vệ sinh phục vụ trong suốt sự kiện.
Không chỉ vấn đề vệ sinh mà vấn đề an ninh trật tự bạn cũng cần phải quan tâm. Hãy phân công, bố trí đội ngũ bảo vệ thường xuyên kiểm tra, theo dõi khu vực diễn ra sự kiện để đảm bảo an ninh tránh những rủi ro làm gián đoạn chương trình.
